Im Folgenden ist von der „Agentur“ die Rede als dem Partner- oder Tochterunternehmen im Zielland, das Rundreisen für deutsche* Reiseveranstalter anbietet. Die Rundreisen werden von fest angestellten oder freien Reiseleitern geführt, die die Agentur einsetzt und entlohnt.

* gilt für Österreich und Schweiz entsprechend

1. Anforderungsprofil und Aufgabenbeschreibung für Reiseleiter
2. Individuelles Auswahlverfahren für neue Reiseleiter
3. Fester Ansprechpartner in der Agentur
4. Regeln für die Einsatzplanung der Reiseleiter
5. Monitoring- oder Berichtssystem
6. Fortbildungsveranstaltungen
7. Sicherheitstraining für Reiseleiter
8. Shopping Policy der Agentur
9. Verpflichtung zur Nachhaltigkeit

1. Anforderungsprofil und Aufgabenbeschreibung für Reiseleiter

Die Agentur verfügt über ein detailliertes, schriftlich fixiertes Anforderungsprofil* für die Einstellung oder Anwerbung von Reiseleitern sowie über eine Aufgabenbeschreibung, die dem Reiseleiter zu Beginn seiner Tätigkeit ausgehändigt wird. Die Inhalte beider Dokumente müssen dem Qualitätsversprechen der jeweiligen deutschen Reiseveranstalter entsprechen; sie sind Bestandteil der Saisonverträge für die Zusammenarbeit.

* orientiert an den Leitlinien

2. Individuelles Auswahlverfahren für neue Reiseleiter

Der Einstellung von Reiseleitern, gleich ob mit Dauer-, Saison- oder Einzelverträgen, geht ein individuelles Auswahlverfahren voraus, das sich am Anforderungsprofil orientiert. Außerdem gehören zum Auswahlverfahren:
 

• ein ausführliches persönliches Gespräch
• ein mindestens eintägiges Einweisungsseminar mit Sprachtest Deutsch*
• eine Einweisungsfahrt (mind. 3 Tage) mit einem erfahrenen Reiseleiter*

* bei nachgewiesener längerer Erfahrung des Bewerbers eventuell entbehrlich

3. Fester Ansprechpartner in der Agentur

Die Agentur benennt einen kompetenten Ansprechpartner, der die Befähigung für Auswahl, Prüfung und Betreuung der Reiseleiter hat. Insbesondere ist er in der Lage, Kenntnisse und praktische Anwendung der deutschen Sprache zuverlässig zu beurteilen; die Aufgabe der Sprachbeurteilung kann auch einer anderen Person mit entsprechender Qualifikation übertragen werden.

4. Regeln für die Einsatzplanung der Reiseleiter

Für die Einsatzplanung der Reiseleiter hat die Agentur intern verbindliche Regeln definiert, die dem Leistungsversprechen der jeweiligen deutschen Reiseveranstalter gerecht werden. Ziel ist die Sicherstellung, dass jede einzelne Rundreise durchgehend und ausschließlich von einem dafür geeigneten Reiseleiter geführt wird. Fällt ein Reiseleiter kurzfristig vor oder während der Rundreise aus, muss ein gleichwertiger Ersatz gestellt werden.

5. Monitoring- oder Berichtssystem

Die Agentur kontrolliert die Einhaltung der Qualitätsstandards ihrer Reiseleiter durch ein zeitnahes Monitoring- oder Berichtssystem, in das die deutschen Reiseveranstalter jederzeit Einblick haben. Häufig genannte oder wesentliche Probleme während einer Rundreise sowie erhebliche Gästereklamationen werden regelmäßig an die Veranstalter kommuniziert.

6. Fortbildungsveranstaltungen

Die Agentur führt einmal in jedem Kalenderjahr eine Fortbildungsveranstaltung für ihre Reiseleiter durch; darin soll auch über Marken- und Produktpolitik der Veranstalter sowie über Entwicklungen im Quellmarkt Deutschland informiert werden. Die Reiseleiter müssen mindestens jedes zweite Jahr ihre Teilnahme an einer Fortbildungsveranstaltung nachweisen.

7. Sicherheitstraining für Reiseleiter

Bestandteil des Aus- und Fortbildungsprogramms der Agentur ist ein Sicherheitstraining (Präventivaufklärung für Reisegäste, Verhalten im Krisenfall, bei Überfällen, Terrorakten usw.), an dem alle Reiseleiter teilnehmen müssen.

8. Shopping Policy der Agentur

Die Agentur vereinbart mit den Reiseleitern verbindliche Regeln für den Besuch von Geschäften, Bazaren, Handwerksbetrieben mit Gästen (shopping policy) sowie für die Durchführung fakultativer Ausflüge oder Veranstaltungen außerhalb des gebuchten Reiseverlaufs. Diese Regeln sind den deutschen Reiseveranstaltern offen gelegt und mit ihnen abgestimmt.

9. Verpflichtung zur Nachhaltigkeit

Die Agentur verpflichtet sich zur Nachhaltigkeit ihrer Qualifizierungsmaßnahmen, also zur festen und dauerhaften Etablierung aller genannten Qualitätsstandards als Teil der Unternehmenskultur. Das Führungs- und Ausbildungspersonal wird in diesem Sinne geschult („train-the-trainer“).